بقطع النظر عن القطاعات وأنواع الأعمال، تواجه كل المؤسسات العمومية منها والخاصة تحديات كبيرة للسيطرة والتحكم في الكم الهائل والمتزايد للمعاملات والوثائق المتداولة والمتبادلة من داخل وخارج المؤسسة وما ينجر عن ذلك من عمليات وإجراءات لتحقيق الأهداف المرسومة لجميع مواقع العمل وعلى كل المستويات الإدارية التي يشملها الهيكل التنظيمي.
المحافظة وحماية الوثائق وكذلك رصد وتتبع الأنشطة والأعمال والخدمات المقدمة تعتبر من أهم الفوائد الفورية التي تتمتع بها المؤسسات التي تُفعل حلول إدارة المعاملات والوثائق والحالات Case Management.
توفر شركة الدليل تحت اسم ”تيسير“ منظومة عمل شاملة لإدارة المعاملات والوثائق. إن تيسير قابل للتطوير scalable و كذلك للتشغيل على البيئات السحابية Cloud-enabled، وهو الحل الأمثل لتلبية كل احتياجات المؤسسة لإدارة الإجراءات والوثائق على مدى دورة حياتها بداية من عملية المسح، ثم الأرشفة وأخيرا محوها وإتلافها.
أهداف النظام
Uتوحيد عمليات استقبال وتوجيه المعاملات الواردة والصادرة الداخلية والخارجية لتسهيل إنجاز الأعمال والإجراءات ومتابعة سيرها وكذلك الرفع من مستوى إنتاج وإنتاجية الموظفين. حفظ المعاملات والوثائق المصاحبة لها وتنظيمها لتسهيل عمليات البحث والعرض.
Uتوحيد عمليات استقبال وتوجيه المعاملات الواردة والصادرة الداخلية والخارجية لتسهيل إنجاز الأعمال والإجراءات ومتابعة سيرها وكذلك الرفع من مستوى إنتاج وإنتاجية الموظفين. حفظ المعاملات والوثائق المصاحبة لها وتنظيمها لتسهيل عمليات البحث والعرض.
يوفر تيسير خدمات فعالة بتكلفة مدروسة لإدارة جميع المراسلات والمعاملات المتبادلة للمؤسسة تشتغل في عالية الأمان وبتقنية التوافر القصوى لضمان استمرارية الخدمات.
تم تصميم الخدمات التالية للتحكم الشامل في من المحتوى وتنظيم أعمال الموظفين لتحسين الفعالية وإجراءات العمل داخل المؤسسة:
- إدارة المعاملات الواردة والصادرة الداخلية والخارجية على حد سواء.
- مسح وتسجيل وأرشفة المعاملات والوثائق ذات الصلة في إطار منظومة متكاملة لإدارة المحتوى الشامل ECM / BPM.
- نقل إدارة إحالات المراسلات والمعاملات عبر إدارات ووحدات المؤسسة.
- خدمات أتمتة الغجراءات من خلال محرك سير العمل متكامل لإدارة العمليات قصد تنظيم العمل والإجراءات.
- محرك بحث متعدد الخيارات ومعايير التصفية للوصول إلى المعلومة بسهولة.
- تقارير وإحصاءات لمراقبة وتتبع المعاملات والعمليات.
- إدارة الأمان والمستخدمين وفقا لأدوار وامتيازات الموظفين.
- صناديق المعاملات يوفر نظام تيسير صندوق معاملات واحد لكل إدارة أو وحدة من وحدات المؤسسة، وهذا الصندوق يمكن الوصول إليه من قبل مستخدم واحد أو عدة مستخدمين وفقا لموقعهم الوظيفي ومسؤولياتهم في المؤسسة.يمكن تقييد الوظائف والخدمات على صناديق المعاملات من مستخدم إلى آخر مثل تسجيل الوارد العام أو الصادر الخارجي.يتم تخزين الإحالات والمراسلات مغلقة أيضا في صناديق معاملات تابعة للإدارة لتسهيل مراقبة المهام والعمليات.ويقدم تيسير كذلك وظائف محددة أيضا وفقا لنوع كل صندوق معاملات لتنفيذ إجراءات خاصة بذلك النوع مثل الاستلام والإحالة، والطباعة، والإغلاق والأرشفة...
- تسجيل المعاملات يمكن أن تكون المعاملات خارجية أو داخلية، على حد سواء، ويقوم المستخدم بتسجيلها على النظام مع مسح وضم جميع الوثائق المرافقة لها. يتم تسجيل بيانات المعاملات الواردة مثل الموضوع، المتلقي، المرسل... على النظام ويتم مسح كل الوثائق وحفظها داخل نظام إدارة الوثائق المتكامل والمدمج مع تيسير Integrated DMS. يرسم إلكترونيا معرف الباركود على جميع الوثائق المرفقة والمسجلة على النظام من نوع PDF، TIFF وJPG باستخدام تقنية العلامة المائية لربط المستند الورقي بنسخته الإلكترونية. يمكن للمستخدمين حفظ مسودة من المعاملة واسترجاعها في وقت لاحق لإنهاء تسجيلها. ويقدم النظام أيضا خدمات أخرى مثل طباعة ملصقات الباركود لإلصاقها على وثائق المعاملات الأصلية قصد ربطها بالنسخة الإلكترونية على النظام، كما يمكن للمستخدم طباعة إيصال إقرار استلام عند إحالة أصل المعاملة إلى إدارة أو قسم أو وحدة آخر.
- محرك البحث امتيازات البحث يمكن أن تقتصر على معاملات الوحدة التي ينتمي إليها المستخدم أو معاملات كل إدارات المؤسسة. عندما يقوم المستخدم الذي لديه امتيازات للبحث في جميع المعاملات، يمنع النظام عرض المعاملات السرية إلا إذا ما كانت تخصه. تعرض عدة معايير لجعل عملية البحث أكثر دقة وأسهل للوصول إلى المعاملات المطلوبة بسرعة. تم دمج تيسير مع جهاز محرك بحث Google Search Appliance ويمكن طلب هذه الخدمة الاختيارية من قبل العملاء لتوحيد عمليات البحث في المؤسسة مع الحفاظ على كامل حقوق المستخدمين وامتيازاتهم عند عرض المعاملات بأعلى مستويات الأمان.
نظام قائم على تطبيقات الواب Web-Based وقابل للتطوير Scalable
يمكن الوصول إلى تطبيقات تيسير عبر الإنترنت / الإنترانت والإكسترانت، مع توفير خدمات التوافر القصوى لضمان عدم انقطاع الخدمة. كحل قابلة للتطور يمكن استخدام نظام تيسير في وقت واحد من قبل الآلاف من المستخدمين، و قد تم ضبط أدائه لتوفير أعلى مستويات السرعة والأمان حتى بدون SSL.
الهيكل التنظيمي
يتعامل نظام تيسير مع جميع أنواع الهياكل التنظيمية للمؤسسات مهما تعددت المستويات الهرمية مع تخصيص صندوق معاملات تلقائيا لكل إدارة أو قسم أو وحدة بالمؤسسة. تشكل الإدارات والوحدات قائمة عناوين المؤسسة التي ترسل إليها المعاملات. يمكن إدارة صندوق معاملات إدارة واحدة من قبل العديد من المستخدمين ويمكن للمستخدم تعيين مفوض على صندوق معاملاته لإدارة المعاملات طيلة إجازته.
التكامل مع أنظمة المؤسسة
تم بناء نظام تيسير بهيكلية تعتمد الخدمات SOA ما يمكن التكامل مع الأنظمة المستخدمة بالمؤسسة باستخدام خدمات الويب أو أي تقنيات خاصة أخرى.
التقويم الهجري والميلادي
يعتمد النظام تقويم هجري يتوافق مع "تقويم أم القرى" ويتميز بدقة عملية تحويل التواريخ.
خدمات SSO
يوفر النظام خدمة الولوج الموحد الاختيارية SSO لتفادي تكرار عملية الولوج عند التحول من نظام إلى آخر.
التكامل مع LDAP
يتكامل نظام تيسير مع LDAP تحت لينكس Linux أو Microsoft Active Directory ، ويمكن أن يستعمل سياسات تكوين كلمة السر والمصادقة على الولوج.
التكامل مع Google Search Appliance
هذه الخدمة اختيارية إذ طورت الدليل خدمة التكامل مع محرك البحث Google Search Appliance لتوفير خدمات بحث إضافية من خارج نظام تيسير باحترام جميع حقوق وامتيازات المستخدمين لعرض وبحث العاملات والوثائق التابعة لها.
خدمة مسح الوثائق من داخل النظام
المسح الضوئي للوثائق عملية سهلة مع تيسير، فإنه يوفر واجهة متكاملة لمسح وتحميل الوثائق. نظام تيسير متوافق مع الماسحات الضوئية من نوع توين TWAIN.
رسم الباركود داخل ملفات Barcode stamp within PDF, JPG, TIFF files
قابلية كبيرة لخزن الوثائق Large size repository
نظام إدارة المحتوى الشامل مدمج مع تيسير Integrated ECM/BPM systems
تم دمج تيسير مع نظام ALFRESCO لتوفير خدماتDMS و BPM، يمكننا دمج أي نظام DMS / BPM آخرين، وتتوفر لدينا نسخة من تيسير متكاملة مع IBM FileNet فايل نت.
استقلالية النظام عن
يمكن الوصول إلى تطبيقات تيسير عبر الإنترنت / الإنترانت والإكسترانت، مع توفير خدمات التوافر القصوى لضمان عدم انقطاع الخدمة. كحل قابلة للتطور يمكن استخدام نظام تيسير في وقت واحد من قبل الآلاف من المستخدمين، و قد تم ضبط أدائه لتوفير أعلى مستويات السرعة والأمان حتى بدون SSL.
الهيكل التنظيمي
يتعامل نظام تيسير مع جميع أنواع الهياكل التنظيمية للمؤسسات مهما تعددت المستويات الهرمية مع تخصيص صندوق معاملات تلقائيا لكل إدارة أو قسم أو وحدة بالمؤسسة. تشكل الإدارات والوحدات قائمة عناوين المؤسسة التي ترسل إليها المعاملات. يمكن إدارة صندوق معاملات إدارة واحدة من قبل العديد من المستخدمين ويمكن للمستخدم تعيين مفوض على صندوق معاملاته لإدارة المعاملات طيلة إجازته.
التكامل مع أنظمة المؤسسة
تم بناء نظام تيسير بهيكلية تعتمد الخدمات SOA ما يمكن التكامل مع الأنظمة المستخدمة بالمؤسسة باستخدام خدمات الويب أو أي تقنيات خاصة أخرى.
التقويم الهجري والميلادي
يعتمد النظام تقويم هجري يتوافق مع "تقويم أم القرى" ويتميز بدقة عملية تحويل التواريخ.
خدمات SSO
يوفر النظام خدمة الولوج الموحد الاختيارية SSO لتفادي تكرار عملية الولوج عند التحول من نظام إلى آخر.
التكامل مع LDAP
يتكامل نظام تيسير مع LDAP تحت لينكس Linux أو Microsoft Active Directory ، ويمكن أن يستعمل سياسات تكوين كلمة السر والمصادقة على الولوج.
التكامل مع Google Search Appliance
هذه الخدمة اختيارية إذ طورت الدليل خدمة التكامل مع محرك البحث Google Search Appliance لتوفير خدمات بحث إضافية من خارج نظام تيسير باحترام جميع حقوق وامتيازات المستخدمين لعرض وبحث العاملات والوثائق التابعة لها.
خدمة مسح الوثائق من داخل النظام
المسح الضوئي للوثائق عملية سهلة مع تيسير، فإنه يوفر واجهة متكاملة لمسح وتحميل الوثائق. نظام تيسير متوافق مع الماسحات الضوئية من نوع توين TWAIN.
رسم الباركود داخل ملفات Barcode stamp within PDF, JPG, TIFF files
قابلية كبيرة لخزن الوثائق Large size repository
نظام إدارة المحتوى الشامل مدمج مع تيسير Integrated ECM/BPM systems
تم دمج تيسير مع نظام ALFRESCO لتوفير خدماتDMS و BPM، يمكننا دمج أي نظام DMS / BPM آخرين، وتتوفر لدينا نسخة من تيسير متكاملة مع IBM FileNet فايل نت.
استقلالية النظام عن
- أنظمة ECM/BPM .
- أنظمة إدارة قواعد البيانات RDMBS.
- أنظمة التشغيل Operating systems.
- عرض نظام تيسير (PDF): ع – En – Fr
- منشور نظام تيسير (PDF): ع – En – Fr